補助金でシステムを作るとき、申請前に開発会社と決めておくこと

システムの開発費を補助の対象にする制度を使う場合、申請書を書く前に、何を作るかと、いくらかかるかを決めます。登録済みのITツールを導入する型の補助金とは進め方が違います。

制度の対象になるか、申請書をどう書くかは、申請する会社が補助金の専門家と相談して決めます。開発会社が用意するのは、作るものと金額の説明です。必要な書類や手続きは制度と公募回ごとに違うので、最終的には公募要領と補助事業の手引きで確かめてください。

見積の内訳

「システム開発一式 800万円」という見積は、合計はすぐ分かりますが、どの部分にいくらかかり、何が含まれていないのかが読めません。申請のときも採択後も、金額の根拠を説明する場面は来ます。

同じ800万円でも、次のように分かれていれば、事業計画のどの部分に当たる費用なのかを追えます。

• 要件定義・設計
• 管理画面
• 顧客向け画面
• 外部サービス連携
• テスト・本番への移行

画面の細部や権限、帳票が決まっていなくても、金額の大枠は機能のまとまりで分けられます。分けた行が、そのまま交付決定後の要件定義で決める項目の一覧になります。

見積書の内訳は制度の指定に合わせます。工程別や機能別の単価を求める制度もあります。対象の機能、想定する画面、連携の範囲、前提条件は別紙で補います。

要件定義書、機能一覧、画面一覧

申請の時点で詳細設計まで終えている必要はありません。ただ、見積の根拠を第三者に説明できる程度には、作るものを書き出しておきます。

• 開発の目的と、変えたい業務
• 使う人（社内の担当者、顧客、取引先）
• 主な機能
• 導入後の業務の流れ

ここまでを要件定義書にまとめ、機能一覧と画面一覧を添えます。機能一覧は「何ができるか」、画面一覧は「どこで操作するか」を並べたものです。二つがそろうと、見積の行と作るものが対応します。

工程表

採択と交付決定は別です。交付決定より前の契約や発注を補助の対象外とする制度があるので、契約できる日を先に確かめます。補助事業には実施期間もあり、その中で契約から支払いまでを終える制度もあります。工程表は、契約できる日と制度の期限から引きます。

要件定義、設計、実装、テスト、納品、検収の順に並べ、検収と支払いの日付まで入れます。

交付決定後に仕様が変わったとき

要件定義で仕様が具体的になり、申請時の内容から変わる項目が出たときは、変わった項目と差額、申請時の内容との違いを、見積の行に沿って整理します。制度によっては、変更の前に事務局の承認が要り、後から承認を取ることはできません。制度上の扱いは申請する会社が専門家と事務局に確認し、承認が要る変更は承認を得てから進めます。

納品のときにそろえる書類

実績報告では、契約、納品、検収、請求、支払いの書類が一続きになっているかを見られます。開発会社の側では次の書類をそろえます。

• 契約書、または発注書と受注書
• 納品書（システム、ソースコード、設計書など、納品物を書き出したもの）
• 検収書（確認した日、受領した人）
• 請求書（見積と契約の内容に合わせたもの）
• 成果物一覧（画面キャプチャ、設計書、テスト結果、操作マニュアル）

成果物一覧は、開発中から更新していきます。

制度の相談先と、開発の依頼先

制度の対象になるか、申請書の書き方、実績報告の手続きは、補助金の専門家にご相談ください。まだ相談先がない場合は、こちらからご紹介することもできます。

juice up では、申請前の見積と要件定義書、機能一覧と画面一覧、交付決定後の開発と納品の書類までお受けしています。